Maschinenlesbare Vollmachten: Wie sollte ein Vertreter ab dem 1. September Dokumente unterzeichnen?
Wovon ist die Rede?
Eine maschinenlesbare Vollmacht ist eine elektronische Vollmacht zur Unterzeichnung elektronischer Dokumente oder zur Vornahme elektronischer Handlungen.
Die Frage der Einfuhrung maschinenlesbarer Vollmachten fur Gesellschaftsvertreter wird seit einiger Zeit diskutiert. Die Idee maschinenlesbarer Vollmachten, die vom Geschaftsfuhrer schnell erteilt und widerrufen werden konnen, schien eine gunstige Alternative zur Ausstellung einer EDS (elektronische digitale Signatur) von einer Gesellschaft an eine naturliche Person zu sein, die einem solchen Vertreter weitreichende und praktisch unkontrollierbare Befugnisse einraumt.
Seit dem 1. September konnen solche EDS nicht mehr verwendet werden, so dass die Ausstellung von maschinenlesbaren Vollmachten fur Gesellschaftsvertreter unerlasslich ist.
Erteilung maschinenlesbarer Vollmachten
Der Vertreter muss selbst eine personliche EDS ausstellen (d.h. eine EDS, die jede naturliche Person erhalten kann und die es ihr ermoglicht, elektronische Dokumente in ihrem eigenen Namen zu unterzeichnen).
Der Geschaftsfuhrer stellt dann eine maschinenlesbare Vollmacht aus und signiert diese mit seiner EDS. Eine maschinenlesbare Vollmacht kann auch uber den Foderalen Steuerdienst ausgestellt werden. Dieser Vorgang ahnelt der Erteilung einer gewohnlichen Vollmacht an einen Vertreter durch eine Gesellschaft.
Wie unterzeichnet ein Vertreter elektronische Dokumente?
Die Unterzeichnung eines elektronischen Dokuments durch einen Gesellschaftsvertreter erfolgt uber seine personliche EDS, aber die Berechtigung zu dieser Handlung wird durch eine maschinenlesbare Vollmacht bestatigt, die ihm von der Gesellschaft ausgestellt wird und die
- entweder zusammen mit dem elektronischen Dokument ubermittelt wird
- oder (in dem elektronischen Dokument oder auf andere Weise) enthalt
- die eindeutige Nummer der maschinenlesbaren Vollmacht
- die TIN der Gesellschaft
- die TIN des Vertreters
- den Ort, an dem die andere Partei die maschinenlesbare Vollmacht einsehen kann (spezielle Informationssysteme fur die Speicherung maschinenlesbarer Vollmachten, darunter das Register des Foderalen Steuerdienstes Russlands).
Wenn also ein Gesellschaftsvertreter bisher ein elektronisches Dokument mit einer auf seinen Namen ausgestellten EDS der Gesellschaft unterzeichnet hat, kann er ab dem 1. September ein solches Dokument nur noch mit seiner personlichen EDS unterzeichnen und seine Zeichnungsberechtigung ergibt sich ausschlie?lich aus der von der Gesellschaft auf seinen Namen ausgestellten maschinenlesbaren Vollmacht.
Widerruf einer maschinenlesbaren Vollmacht
Um eine maschinenlesbare Vollmacht zu widerrufen, muss der Geschaftsfuhrer die entsprechende Vollmacht mit seiner EDS unterzeichnen und sie dann in ein spezielles Register der Notarkammer hochladen - die maschinenlesbare Vollmacht wird am Tag nach der Veroffentlichung der Vollmacht im Register widerrufen.
Was sind die offensichtlichen Vorteile?
Bei der Einfuhrung des neuen Konzepts haben wir mehrere Vorteile festgestellt:
-
Es ist logisch, dass die Unterschrift ein personliches Instrument jeder Person bleibt, wie eine normale Unterschrift auf Papier: sie muss nicht von der Gesellschaft beantragt werden, jeder behalt sie bei sich als personliches EDS;
-
Elektronische Systeme werden in der Lage sein, die folgenden Daten hervorzuheben (und in Zukunft die Unterzeichnung von Dokumenten zu blockieren, wenn sie nicht ubereinstimmen)
- die Gultigkeitsdauer des Dokuments
- die Tatsache, dass die Vollmacht widerrufen wurde
- die Person, die die Vollmacht erteilt (der Vollmachtgeber) und das Datum, an dem die Vollmacht erteilt wurde;
- die bevollmachtigte Person (der Bevollmachtigte);
- und, in begrenztem Umfang, die Befugnisse, die sich aus der Vollmacht ergeben.
Die Vollmachten sind komplizierter, da niemand Gesellschaften das Recht absprechen kann, Vollmachten fur einmalige Handlungen zu erteilen (z.B. fur den Verkauf einer bestimmten Immobilie): Das System wird nicht in der Lage sein, eine solche Vollmacht in Bezug auf die Befugnisse zu uberprufen, zumindest nicht zum jetzigen Zeitpunkt. Es ist jedoch moglich, eine Vollmacht mit Hilfe der Mustervollmachten zu erstellen, die vom Klassifizierer des Foderalen Steuerdienstes zur Verfugung gestellt werden, indem die entsprechenden „Checkboxen“ bei der Erstellung einer Vollmacht auf der Website des Foderalen Steuerdienstes angekreuzt werden. Das System kann diese Vollmachten uberprufen und sie der Art des zu unterzeichnenden Dokuments zuordnen (z. B. Vertrag, Gesetz, Erklarung usw.).