Машиночитаемые доверенности: Как представитель должен подписывать документы с 1 сентября?
О чем речь?
Машиночитаемая доверенность — это электронная доверенность на подписание электронных документов или совершение действий.
Вопрос введения машиночитаемых доверенностей для представителей компаний поднимался уже достаточно давно. Идея машиночитаемых доверенностей, которые генеральный директор может оперативно оформлять и отзывать, представлялась выгодной альтернативой выдачи ЭЦП (электронной цифровой подписи) от компании на физическое лицо, что давало широкие и практически неконтролируемые полномочия такому представителю.
С 1 сентября такие ЭЦП больше нельзя применять, поэтому оформление машиночитаемых доверенностей для представителей компании является крайне необходимым.
Выдача машиночитаемых доверенностей
Представителю необходимо самостоятельно оформить личную ЭЦП (т.е. ЭЦП, которую может получить каждое физическое лицо и которая дает лицу возможность подписывать электронные документы от своего имени).
Далее генеральный директор выпускает машиночитаемую доверенность и подписывает ее своей ЭЦП. Машиночитаемую доверенность можно выпустить в том числе при помощи сервиса ФНС (Федеральной налоговой службы). Фактически это действие аналогично выдаче компанией обычной доверенности представителю.
Как представитель подписывает электронные документы?
Подписание электронного документа представителем компании осуществляется при помощи его личной ЭЦП, но право на такое действие подтверждается машиночитаемой доверенностью, выданной компанией на него, которую необходимо:
- либо направить вместе с электронным документом,
- либо указать (в электронном документе или иным способом),
- уникальный номер машиночитаемой доверенности,
- ИНН компании,
- ИНН представителя,
- место, где другая сторона может ознакомиться с машиночитаемой доверенностью (специальные информационные системы для хранения машиночитаемых доверенностей, в т.ч. реестр ФНС России).
Таким образом, если раньше представитель компании подписывал электронный документ корпоративной ЭЦП, выданной на его имя, то с 1 сентября он может подписать такой документ только своей личной ЭЦП, при этом полномочия на его подписание следуют исключительно из машиночитаемой доверенности, выданной компанией на него.
Отзыв машиночитаемых доверенностей
Для отзыва машиночитаемой доверенности Генеральному директору потребуется подписать своей ЭЦП соответствующее распоряжение, после чего загрузить его в специальный реестр нотариальной палаты - машиночитаемая доверенность будет отменена на следующий день после появления распоряжения в реестре.
Для чего всё это было нужно?
Мы нашли несколько плюсов внедрения новой концепции:
-
логично, что подпись остается личным инструментом каждого лица, как обычная подпись на бумаге: ее не нужно запрашивать у компании, ее каждый хранит у себя как личную ЭЦП;
-
электронные системы смогут подсвечивать следующие данные (а в перспективе - блокировать подписание документов при расхождениях):
- срок действия документа;
- факт отзыва доверенности;
- выдавшее лицо (доверителя) и подтверждение его полномочий на соответствующую дату;
- уполномоченное лицо (поверенного);
- а также - в некоторых ограниченных объемах - полномочия по доверенности.
С полномочиями сложнее потому, что никто не отнимает у компаний право выдать доверенность на уникальные действия (например, по продаже конкретного объекта недвижимости): такую доверенность в части полномочий система проверить не сможет, во всяком случае сейчас. Однако можно выдать доверенность с шаблонными полномочиями, предусмотренными классификатором ФНС, отметив их "флажками" при создании доверенности на сайте ФНС. И эти полномочия система вполне может проверить и соотнести с типом подписываемого документа (например, договор, акт, декларация и т.д.).